1. Introducción
Compromiso con la Privacidad
En UTILIA SERVICIOS IA S.COOP.CAN (en adelante, UTILIA), nos comprometemos a proteger la privacidad y seguridad de los datos personales que se procesan a través de nuestra plataforma AlignIA.
Esta es la política de privacidad de AlignIA. Reúne la información sobre los tratamientos, destinatarios, conservación y derechos conforme al RGPD y la LOPDGDD. El Centro de confianza RGPD complementa esta política con información para las organizaciones que contratan el servicio; no constituye una segunda política de privacidad.
Responsable y Encargado del Tratamiento
UTILIA actúa con un rol dual según el contexto:
Encargado del Tratamiento
La organización usuaria determina los fines del tratamiento de los datos de su personal, freelancers, clientes y contactos de eventos. UTILIA trata esos datos por cuenta de la organización y conforme a sus instrucciones y al acuerdo de encargo del artículo 28 del RGPD.
Responsable del Tratamiento
UTILIA es responsable de los tratamientos cuyos fines determina, como la relación con sus clientes, la gestión de acceso al servicio, las consultas recibidas y la seguridad de la plataforma. Este papel no convierte a UTILIA en responsable de la gestión laboral o de las asignaciones que decide cada organización.
Datos de Identificación
Razón Social
UTILIA SERVICIOS IA S.COOP.CAN
NIF
F75452102
Nombre Comercial
AlignIA
Dominio
alignia.utilia.ai
Dirección
Calle Teniente Coronel Castillo Olivares n26, Piso 16 A2, 35011 Las Palmas de Gran Canaria, España
Contacto de Privacidad
El equipo de privacidad atiende las consultas en compliance@utilia.ai. Este canal es el punto de contacto de UTILIA para protección de datos. La obligación de designar un delegado de protección de datos depende de los supuestos del artículo 37 del RGPD y del artículo 34 de la LOPDGDD, no solo del tamaño de la empresa.
Email de privacidad: compliance@utilia.ai
Email general: info@utilia.ai
Alcance de esta Política
Esta Política de Privacidad se aplica a todos los datos personales procesados a través de:
- La plataforma web AlignIA accesible en alignia.utilia.ai
- Las APIs y servicios backend de AlignIA
- Los sistemas de notificaciones y comunicaciones de la plataforma
- Los endpoints públicos de confirmación de asignaciones
- Las integraciones con servicios de terceros configuradas por los usuarios
Versión y Fecha de Vigencia
Versión: 1.5
Última actualización: 19 de octubre de 2026
Fecha de entrada en vigor: Conforme a los preavisos del apartado 14
Transparencia: Nos comprometemos a ser transparentes sobre cómo procesamos sus datos personales. Si tiene alguna pregunta sobre esta política o sobre cómo tratamos sus datos, no dude en contactarnos en compliance@utilia.ai.
Para la relación entre la organización responsable y UTILIA como encargado, consulte el Centro de confianza RGPD.
2. Datos Personales Recopilados
Categorías de Datos Personales
Recopilamos y procesamos las siguientes categorías de datos personales según el uso que haga de nuestra plataforma. Algunos datos son obligatorios para el funcionamiento del servicio, mientras que otros son opcionales.
Los datos pueden proceder de la persona interesada, de su organización o de integraciones que esta configure, como Rentman. La conexión con Gmail para enviar correo y el acceso mediante UTILIA OS son opcionales. Los datos de solicitudes de demostración pueden trasladarse al CRM de UTILIA para atender la solicitud. Los informes de errores enviados a UTILIA OS forman parte del diagnóstico técnico activo. Los contactos de demostración pueden conservarse para atender la solicitud y su seguimiento, aunque caduque el entorno de prueba; no se aplica a esos contactos el borrado automático de la demostración. El soporte utiliza UTILIA OS para identificar al usuario y gestionar solicitudes, adjuntos y, cuando se usa la asistencia de redacción, los contenidos aportados a esa función.
Usuarios de la Plataforma
Datos de las cuentas de usuario que acceden a AlignIA
- Dirección de correo electrónico (obligatorio)
- Nombre completo (obligatorio)
- Número de teléfono (opcional)
- Imagen de avatar/perfil (opcional)
- Rol y permisos de acceso asignados a la cuenta
- Preferencias de notificaciones
- Preferencias de tema (claro/oscuro)
- Contraseña protegida mediante hash, cuando se utiliza este método de acceso; no se almacena en texto plano
- Método de acceso habilitado: contraseña, Google OAuth o UTILIA OS
- Identificador del proveedor de autenticación cuando se utiliza OAuth
- Organización a la que pertenece
- Fecha de creación de cuenta
- Última conexión
- Estado de la cuenta (activa/inactiva)
Personal y Freelancers Gestionados
Datos del personal que puede ser asignado a eventos
- Nombre completo
- Número de teléfono de contacto
- Dirección de correo electrónico
- Habilidades profesionales
- Nivel de experiencia por habilidad
- Disponibilidad horaria
- Tarifa por hora
- Historial de asignaciones a eventos
- Estado de confirmación de asignaciones
- Notas internas sobre el personal
- Fecha de alta en el sistema
- Estado de disponibilidad, incluida la indisponibilidad por enfermedad
Clientes de Eventos
Datos de las empresas o personas que contratan eventos
- Nombre de la empresa o persona
- Persona de contacto
- Dirección de correo electrónico
- Número de teléfono
- Dirección postal (opcional)
- Notas sobre el cliente
- Historial de eventos contratados
- Estado del cliente (activo/inactivo)
Ubicaciones de Eventos
Datos de las ubicaciones donde se realizan eventos
- Nombre de la ubicación
- Dirección física completa
- Coordenadas GPS (latitud y longitud)
- Persona de contacto en la ubicación
- Número de teléfono de contacto
- Notas sobre la ubicación
- Capacidad del lugar
- Historial de eventos en esa ubicación
Datos Técnicos Automáticos
Datos recopilados automáticamente por el sistema
- Dirección IP del usuario
- User-Agent del navegador
- Tokens de sesión JWT (temporales)
- Tokens de invitación (un sólo uso)
- Timestamps de acciones en el sistema
- Registros de auditoría (audit logs) de acciones críticas
- Información de dispositivo y navegador
- Preferencias de idioma del navegador
- Datos de uso de la API (rate limiting)
Indisponibilidad por enfermedad y categorías especiales
La plataforma puede registrar que una persona no está disponible por enfermedad, sin recoger el diagnóstico, la dolencia concreta, informes médicos ni detalles clínicos. Este dato se utiliza para evitar asignaciones durante el período de indisponibilidad. La indicación de enfermedad es un dato relativo a la salud, aunque no contenga un diagnóstico.
La organización usuaria solo podrá registrar esta información cuando disponga de una base jurídica y de una habilitación para tratar datos de salud conforme a los artículos 6 y 9 del RGPD. UTILIA la trata por cuenta de la organización y conforme a sus instrucciones. Su uso se limita a gestionar esa indisponibilidad; no debe emplearse para puntuar a la persona, predecir su salud o penalizar futuras oportunidades de trabajo. No deben incorporarse otros datos de categorías especiales en notas o campos libres.
Datos Obligatorios vs Opcionales
Datos Obligatorios
Los datos marcados como obligatorios (email, nombre y contraseña para autenticación tradicional, o email y nombre para Google OAuth) son necesarios para crear una cuenta y utilizar el servicio. Sin estos datos, no podremos proporcionarle acceso a la plataforma.
Datos Opcionales
Los datos opcionales (teléfono, avatar, notas) mejoran la experiencia de usuario pero no son necesarios para el funcionamiento básico del servicio. Puede optar por no proporcionarlos sin afectar el acceso a las funcionalidades principales.
Minimización de Datos: Sólo recopilamos y procesamos los datos personales que son estrictamente necesarios para proporcionar y mejorar el servicio AlignIA, conforme al principio de minimización de datos establecido en el artículo 5.1.c del RGPD.
3. Finalidad y Base Legal del Tratamiento
Finalidades del Tratamiento y Bases Legales
Procesamos sus datos personales únicamente para las siguientes finalidades legítimas, cada una con su correspondiente base legal según el artículo 6 del RGPD:
Creación y gestión de cuentas de usuario
ObligatorioPermitir el acceso mediante los métodos habilitados: contraseña, Google OAuth o UTILIA OS, y gestionar las cuentas y permisos.
Base Legal
Art. 6.1.b RGPD cuando la persona es parte del contrato; art. 6.1.f para gestionar el acceso de contactos y usuarios autorizados por la organización, conforme al interés legítimo en prestar y proteger el servicio.
Datos Tratados
Email, nombre, contraseña (o autenticación OAuth); datos técnicos de conexión para cargar los recursos de la interfaz
Gestión de personal y freelancers para eventos
ObligatorioFuncionalidad principal de la plataforma: gestionar personal disponible para asignaciones
Base Legal
La organización usuaria determina la base jurídica del tratamiento de los datos de su personal y freelancers. El artículo 6.1.b del RGPD resulta aplicable cuando el tratamiento sea necesario para un contrato con la propia persona interesada o para medidas precontractuales solicitadas por ella; el contrato entre la organización y UTILIA no basta por sí solo. UTILIA trata estos datos como encargado y conforme a las instrucciones de la organización. Para la indisponibilidad por enfermedad se requiere, además, la habilitación correspondiente del artículo 9 del RGPD.
Datos Tratados
Datos de personal (nombre, contacto, habilidades, disponibilidad)
Asistencia de IA para propuestas de asignación
ObligatorioProporcionar recomendaciones inteligentes de asignación de personal a eventos
Base Legal
La organización usuaria determina la base jurídica del tratamiento de los datos de su personal y freelancers. El artículo 6.1.b del RGPD resulta aplicable cuando el tratamiento sea necesario para un contrato con la propia persona interesada o para medidas precontractuales solicitadas por ella; el contrato entre la organización y UTILIA no basta por sí solo. UTILIA trata estos datos como encargado y conforme a las instrucciones de la organización. Para la indisponibilidad por enfermedad se requiere, además, la habilitación correspondiente del artículo 9 del RGPD.
Datos Tratados
Habilidades del personal, requerimientos del evento, disponibilidad
Gestión de clientes de eventos
ObligatorioMantener registro de clientes para gestión de eventos y facturación
Base Legal
La organización, como responsable, determina la base jurídica aplicable a sus clientes y contactos. UTILIA trata estos datos por su cuenta; el contrato entre ambas entidades no constituye por sí solo la base jurídica respecto de esas personas.
Datos Tratados
Nombre empresa, contacto, historial de eventos
Gestión de ubicaciones de eventos
ObligatorioRegistrar y visualizar ubicaciones donde se realizan eventos
Base Legal
La organización, como responsable, determina la base jurídica aplicable a sus clientes y contactos. UTILIA trata estos datos por su cuenta; el contrato entre ambas entidades no constituye por sí solo la base jurídica respecto de esas personas.
Datos Tratados
Dirección, coordenadas GPS, contacto del lugar
Envío de notificaciones de asignación
ObligatorioNotificar a freelancers sobre asignaciones a eventos
Base Legal
La organización usuaria determina la base jurídica del tratamiento de los datos de su personal y freelancers. El artículo 6.1.b del RGPD resulta aplicable cuando el tratamiento sea necesario para un contrato con la propia persona interesada o para medidas precontractuales solicitadas por ella; el contrato entre la organización y UTILIA no basta por sí solo. UTILIA trata estos datos como encargado y conforme a las instrucciones de la organización. Para la indisponibilidad por enfermedad se requiere, además, la habilitación correspondiente del artículo 9 del RGPD.
Datos Tratados
Email, nombre, detalles del evento
Seguridad y prevención de fraude
ObligatorioProteger la plataforma frente a accesos no autorizados, investigar errores y mantener el servicio. El diagnóstico puede enviar informes técnicos al servicio UTILIA OS cuando está configurado, conforme al apartado 6.
Base Legal
Art. 6.1.f RGPD - Interés legítimo
Datos Tratados
IP, identificadores de cuenta y sesión, registros de actividad e informes técnicos de errores
Registros de seguridad y trazabilidad
ObligatorioSeguridad, trazabilidad y atención de incidencias. La limpieza ordinaria está configurada a 365 días, con las exclusiones y límites explicados en el apartado 4. Es una configuración del servicio, no un plazo impuesto por el RGPD.
Base Legal
Cuando UTILIA actúa como responsable, el tratamiento para seguridad y prevención de fraude se basa en el interés legítimo descrito en esta política. Cuando actúa como encargado, se realiza por cuenta de la organización responsable y conforme a sus instrucciones. Una conservación por obligación legal requiere una norma específica aplicable.
Datos Tratados
Audit logs, registros de acciones críticas
Analítica web y mejora del servicio
OpcionalMediante Google Analytics 4, analizamos patrones de uso, comportamiento de usuarios, rendimiento del servicio y efectividad de funcionalidades para mejorar continuamente AlignIA. Los datos se recopilan únicamente con su consentimiento previo
Base Legal
Art. 6.1.a RGPD - Consentimiento
Datos Tratados
Páginas visitadas, interacciones, identificadores seudónimos de navegador y sesión, datos técnicos del dispositivo y origen del tráfico; sin habilitar señales publicitarias mediante este consentimiento.
Preferencias de usuario
OpcionalPersonalizar la experiencia del usuario según sus preferencias
Base Legal
Preferencias solicitadas por el usuario para prestar el servicio (art. 6.1.b o 6.1.f, según la relación). La analítica opcional tiene un consentimiento separado.
Datos Tratados
Preferencias de tema, notificaciones, avatar
Comunicaciones del servicio
ObligatorioEnviar comunicaciones esenciales sobre el servicio (mantenimientos, actualizaciones críticas)
Base Legal
Art. 6.1.b cuando la persona es parte del contrato; art. 6.1.f para comunicaciones necesarias a contactos profesionales y usuarios autorizados.
Datos Tratados
Email, nombre
Bases Legales del RGPD
Art. 6.1.a - Consentimiento
El interesado ha dado su consentimiento expreso para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos.
Art. 6.1.b - Ejecución de Contrato
El tratamiento es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte o para la aplicación de medidas precontractuales.
Art. 6.1.c - Obligación Legal
El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.
Art. 6.1.f - Interés Legítimo
El tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable o por un tercero, siempre que no prevalezcan los intereses o derechos del interesado.
Consentimiento y Retirada
Cuando el tratamiento de datos se base en su consentimiento (Art. 6.1.a RGPD), usted tiene derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
Cómo retirar el consentimiento: Puede retirar su consentimiento contactando con nosotros en compliance@utilia.ai o ajustando sus preferencias en el panel de configuración de su cuenta. compliance@utilia.ai
Limitación de Finalidad: No utilizaremos sus datos personales para finalidades distintas a las especificadas en esta política sin obtener su consentimiento previo, salvo que la ley nos permita o requiera hacerlo (Art. 5.1.b RGPD).
4. Almacenamiento y Conservación de Datos
Ubicación del Almacenamiento
La infraestructura principal de AlignIA está alojada en Alemania. Los servicios externos descritos en los apartados 6 y 7 pueden tratar datos en otros países.
Hetzner Online GmbH
Proveedor de infraestructura
Ubicación
Alemania (Unión Europea)
Base de Datos
PostgreSQL 17.5 - Almacenamiento principal de datos
Caché y Notificaciones
Redis - Mensajería temporal (infraestructura UE)
Backups
Copias de seguridad automáticas almacenadas en la misma infraestructura certificada (UE)
Alcance del alojamiento europeo: El alojamiento principal en la Unión Europea no implica que todos los tratamientos permanezcan en ella. Consulte los destinatarios, las integraciones opcionales y las transferencias internacionales descritas en esta política.
Períodos de Conservación
Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las que fueron recopilados, conforme al principio de limitación del plazo de conservación (Art. 5.1.e RGPD):
Cuentas de usuario activas
Mientras la cuenta permanezca activaLos datos se mantienen mientras el usuario utilice el servicio
Eliminación
La baja o eliminación lógica restringe el uso ordinario, pero no equivale al borrado físico inmediato. La supresión se tramita conforme a las instrucciones del responsable, los derechos aplicables y las obligaciones de conservación o bloqueo.
Personal y freelancers
Mientras estén activos en el sistemaDatos necesarios para asignaciones futuras
Eliminación
La baja o eliminación lógica restringe el uso ordinario, pero no equivale al borrado físico inmediato. La supresión se tramita conforme a las instrucciones del responsable, los derechos aplicables y las obligaciones de conservación o bloqueo.
Clientes de eventos
Mientras exista relación comercialNecesarios para facturación y gestión de eventos
Eliminación
La baja o eliminación lógica restringe el uso ordinario, pero no equivale al borrado físico inmediato. La supresión se tramita conforme a las instrucciones del responsable, los derechos aplicables y las obligaciones de conservación o bloqueo.
Eventos completados
Mientras sea necesario para gestionar el evento y atender las obligaciones y responsabilidades aplicablesLa organización determina el plazo según la finalidad y la normativa aplicable; el histórico no justifica por sí solo la conservación indefinida.
Eliminación
La supresión se tramita conforme a las instrucciones del responsable y los plazos aplicables. No se acredita una eliminación automática general al cumplirse un número fijo de años.
Audit logs
365 días en la configuración actual de producciónRegistros de acciones críticas para seguridad y cumplimiento
Eliminación
El plazo configurado para la limpieza ordinaria es de 365 días. El proceso actual excluye las aceptaciones legales y no selecciona determinados registros cuyo detalle no contiene una acción; por ello no constituye una garantía de supresión de todos los registros a los 365 días. Esas categorías requieren revisión y gestión separadas según su finalidad.
Tokens de sesión JWT
Acceso: 120 minutos; renovación de sesión: hasta 30 días sin usoTokens de autenticación temporales
Eliminación
El token de acceso caduca; la sesión puede renovarse mientras el token de renovación sea válido. El cierre de sesión y los controles de revocación permiten invalidarla.
Tokens de invitación
48 horas o un sólo usoTokens para invitar nuevos usuarios
Eliminación
Se invalidan automáticamente tras su uso o transcurridas 48 horas
Notificaciones SSE (Redis)
Según el tipo de mensaje; los flujos de procesos de IA tienen caducidad de 24 horasMensajes temporales de notificaciones en tiempo real
Eliminación
Caducidad y límites de tamaño configurados en el servicio de mensajería.
Backups de base de datos
Rotación de copias diarias según antigüedad superior a siete días; copias extraordinarias sujetas a revisión separadaCopias de seguridad automáticas
Eliminación
El apartado de copias de seguridad que figura a continuación detalla la rotación ordinaria y el tratamiento separado de las copias extraordinarias.
Sistema de Soft Delete
AlignIA utiliza un sistema de "soft delete" (eliminación lógica) para ciertos tipos de datos. Esto significa que cuando elimina un registro, no se borra físicamente de inmediato, sino que se marca como eliminado.
Funcionamiento del Soft Delete
- El registro se marca con una fecha de eliminación (deleted_at)
- El registro deja de aparecer en las búsquedas y listados normales
- Se mantiene para referencias históricas y auditorías durante un período
- La supresión física requiere el procedimiento correspondiente; no se deduce de la marca de eliminación ni del mero transcurso del tiempo.
Razones del Soft Delete
- Mantener integridad referencial en eventos históricos
- Permitir auditorías y trazabilidad de acciones pasadas
- Recuperación de datos eliminados accidentalmente (durante el período de retención)
- Cumplimiento con obligaciones legales de conservación
Advertencia Importante sobre Soft Delete
Puede solicitar la supresión de sus datos contactando con compliance@utilia.ai.
Puede solicitar la supresión de sus datos conforme al artículo 17 del RGPD. La solicitud se atenderá dentro del plazo legal y con las excepciones de conservación que correspondan. Cuando proceda, los datos se bloquearán conforme al artículo 32 de la LOPDGDD para atender posibles responsabilidades, sin destinarlos a usos ordinarios.
Backups y Copias de Seguridad
Realizamos copias de seguridad periódicas de la base de datos para garantizar la continuidad del servicio y proteger contra pérdida de datos:
Frecuencia
Backups automáticos diarios de la base de datos completa
Redundancia
Las copias de base de datos y las copias de infraestructura del proveedor tienen alcances distintos; no se presupone que toda copia local esté replicada en otra zona.
Retención
Las copias ordinarias de base de datos se programan diariamente. La tarea de rotación selecciona copias diarias con más de siete días de antigüedad; las copias extraordinarias de operación no se incluyen automáticamente en ese mismo proceso y requieren revisión separada.
Ubicación
Almacenados en la misma infraestructura de Hetzner (Alemania, UE)
Nota sobre Backups: La supresión debe abarcar también las copias que contengan los datos conforme a su ciclo de rotación y a las obligaciones aplicables. Hasta su eliminación, no deben reutilizarse para fines ordinarios; una restauración debe respetar las solicitudes de supresión ya atendidas. No se garantiza un máximo universal de siete días para todas las copias.
Principio de Limitación del Plazo: El artículo 5.1.e RGPD exige limitar la conservación a la finalidad del tratamiento. Al finalizarla deben aplicarse las instrucciones de devolución o supresión y, cuando proceda, las obligaciones de conservación y bloqueo. La eliminación lógica no acredita por sí sola el borrado físico.
5. Medidas de Seguridad
Compromiso con la Seguridad
Implementamos medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD. Nuestras medidas de seguridad protegen los datos personales contra:
- Destrucción accidental o ilícita
- Pérdida o alteración de datos
- Comunicación o acceso no autorizado
- Tratamiento no autorizado o ilícito
- Cualquier otra forma de tratamiento ilícito
Medidas Técnicas
Cifrado de Datos
Las comunicaciones usan HTTPS. Las contraseñas se protegen mediante hash y determinadas credenciales de integración se cifran antes de almacenarse. Estas medidas no equivalen a afirmar que toda la base de datos esté cifrada de extremo a extremo.
Control de Acceso
La autenticación, los roles y los filtros de organización limitan el acceso a los datos. Los accesos de administración y soporte deben quedar autorizados según su función.
Protección contra Ataques
Implementamos protección contra intentos de acceso no autorizado, incluyendo límites de intentos de inicio de sesión y detección de actividad sospechosa.
Registro de Actividad
Se registran acciones relevantes para seguridad y trazabilidad, con acceso según permisos. Los registros no se editan desde la interfaz ordinaria; están sujetos a conservación, limpieza y administración autorizada.
Medidas Organizativas
Personal Autorizado
El acceso a datos personales debe limitarse a las personas autorizadas y a las funciones que necesiten desempeñar.
Formación Continua
El personal con acceso a datos debe recibir formación adecuada a sus funciones y a los riesgos del tratamiento. Esta página no acredita una certificación ni una periodicidad de formación concreta.
Revisiones Periódicas
Realizamos revisiones periódicas de seguridad y actualizaciones para mantener la protección de los datos.
Notificación de Brechas de Seguridad
Cuando UTILIA actúe como encargado, comunicará las violaciones de seguridad al responsable sin dilación indebida desde que tenga conocimiento de ellas. Cuando actúe como responsable, notificará a la autoridad de control sin dilación indebida y, de ser posible, dentro de las 72 horas, salvo que sea improbable que exista riesgo para los derechos y libertades. Cuando corresponda por el alto riesgo y conforme al artículo 34 del RGPD, informará a los afectados sin dilación indebida.
Ante un incidente se debe delimitar su alcance, contener sus efectos, evaluar el riesgo y documentar los hechos, las consecuencias y las medidas adoptadas. Cuando UTILIA actúe como encargado, facilitará al responsable la información disponible y las actualizaciones necesarias para que pueda cumplir sus obligaciones. La notificación inicial no se pospone hasta disponer de todos los detalles.
Para comunicar un incidente, escriba a compliance@utilia.ai indicando la organización, cómo contactarle y una descripción inicial. Evite adjuntar datos personales innecesarios.
Certificaciones y alcance
Hetzner publica su certificación ISO/IEC 27001:2022 y una atestación BSI C5 Tipo 2 para sus servicios cloud. Su alcance corresponde a la infraestructura del proveedor; no constituye una certificación de AlignIA, de UTILIA ni de cumplimiento integral del RGPD.
Consultar la documentación de HetznerMejora Continua
Las medidas deben revisarse y actualizarse conforme a los riesgos y cambios del servicio. Puede comunicar vulnerabilidades a compliance@utilia.ai.
6. Compartición de Datos con Terceros
Terceros con Acceso a Datos Personales
Los destinatarios dependen de las funciones utilizadas. El alojamiento, las fuentes de la interfaz y el diagnóstico técnico están activos en el servicio; la analítica requiere consentimiento y otras integraciones dependen de su configuración. Se distinguen los proveedores que tratan por cuenta de UTILIA de los contratados por la organización y de los responsables independientes.
Hetzner Online GmbH
Infraestructura y alojamiento
Datos Compartidos
- Todos los datos almacenados en la plataforma
- Bases de datos completas
- Archivos y copias de seguridad
Ubicación
Alemania (Unión Europea)
Salvaguardas
Infraestructura en Alemania. Las certificaciones publicadas por Hetzner tienen el alcance descrito en su documentación; las obligaciones de tratamiento se concretan en el DPA aplicable.
Acceso a Datos
Aloja la infraestructura que contiene los datos. El acceso para operación y soporte se rige por los permisos y las condiciones del encargo; el alojamiento no implica una imposibilidad técnica absoluta de acceso.
Google LLC (Google Tag Manager + Google Analytics 4)
Analítica web y medición de comportamiento
Datos Compartidos
- Páginas visitadas y flujos de navegación
- Eventos de interacción (clics, formularios)
- Dirección IP utilizada en la conexión; Google declara que GA4 no la registra ni almacena
- User-agent, tipo de dispositivo, navegador
- Timestamps y duración de sesión
- Identificadores seudónimos de navegador y sesión; las señales publicitarias no se habilitan mediante este consentimiento.
- No deben enviarse nombres, emails ni contenido privado en parámetros de analítica. El alcance depende también de las etiquetas configuradas en Google Tag Manager.
Ubicación
Estados Unidos (Google LLC)
Salvaguardas
Para cada servicio debe determinarse el mecanismo del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación aplicable, o las garantías del artículo 46, como las cláusulas contractuales tipo, junto con la evaluación y medidas que procedan. Puede solicitar información y copia de las garantías a compliance@utilia.ai.
Acceso a Datos
La conservación de eventos de analítica depende de la propiedad de Google Analytics. La configuración debe verificarse y comunicarse; catorce meses es una opción de configuración, no un plazo universal ni una garantía sobre todos los datos.
Google Identity Services (OAuth)
Autenticación de usuarios (opcional)
Datos Compartidos
- Dirección de correo electrónico
- Nombre completo
- Foto de perfil (si el usuario lo autoriza)
- ID único de Google
Ubicación
Global (Google LLC)
Salvaguardas
Para cada servicio debe determinarse el mecanismo del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación aplicable, o las garantías del artículo 46, como las cláusulas contractuales tipo, junto con la evaluación y medidas que procedan. Puede solicitar información y copia de las garantías a compliance@utilia.ai.
Acceso a Datos
Google procesa la autenticación OAuth y proporciona datos básicos del perfil. No tenemos control sobre el procesamiento interno de Google.
Google Fonts
Entrega de tipografías de la interfaz
Datos Compartidos
- Dirección IP y datos técnicos de la solicitud HTTP
- Tipografía solicitada e información de origen que comunique el navegador
Ubicación
Infraestructura de Google, con posibles tratamientos fuera del EEE
Salvaguardas
La carga de fuentes es distinta de la analítica y exige valorar su propia base jurídica y, cuando corresponda, las garantías del capítulo V RGPD.
Acceso a Datos
El navegador solicita hojas de estilo y archivos de fuentes a fonts.googleapis.com y fonts.gstatic.com al cargar la interfaz. Estas conexiones están activas con independencia de la elección de analítica; rechazar Google Analytics no evita las peticiones de fuentes.
OpenAI
Procesamiento de inteligencia artificial
Datos Compartidos
- Información del evento, requisitos, ubicaciones y contexto de la consulta
- Nombres, habilidades y disponibilidad del personal; algunas herramientas incluyen el estado de enfermedad y el motivo registrado
- Tarifa por hora en determinadas búsquedas de sustitutos
- Texto de la consulta y campos libres que se incorporen al contexto, incluidos contactos del evento cuando la herramienta los devuelve
Ubicación
Estados Unidos
Salvaguardas
Para cada servicio debe determinarse el mecanismo del capítulo V del RGPD: una decisión de adecuación aplicable, o las garantías del artículo 46, como las cláusulas contractuales tipo, junto con la evaluación y medidas que procedan. Puede solicitar información y copia de las garantías a compliance@utilia.ai.
Acceso a Datos
OpenAI indica que los datos de la API no se usan para entrenamiento por defecto. La conservación depende del servicio y su configuración: los registros de abuso pueden durar hasta 30 días y Responses puede conservar estado de aplicación al menos 30 días. Pueden aplicarse excepciones legales; no se presume activada la retención cero.
Servicios de correo SMTP o Gmail
Envío de correo mediante el proveedor de la organización o el remitente de la plataforma
Datos Compartidos
- Direcciones de correo de destinatarios
- Nombres de personal y eventos
- Contenido de notificaciones de asignación
Ubicación
Depende del proveedor. Si se conecta Gmail, intervienen los servicios de Google y pueden existir transferencias internacionales.
Salvaguardas
La organización debe comprobar el proveedor que conecte. UTILIA mantiene las obligaciones correspondientes al remitente de la plataforma y al tratamiento que efectúa. Las credenciales SMTP y los tokens Gmail almacenados se cifran.
Acceso a Datos
SMTP y Gmail reciben destinatarios, contenido y adjuntos de los mensajes enviados. La conexión Gmail utiliza autorización OAuth para el envío; no debe confundirse con iniciar sesión mediante Google. Los tokens Gmail y las credenciales SMTP se almacenan cifrados en la aplicación.
OpenStreetMap
Visualización de mapas y geocodificación de direcciones (sólo frontend)
Datos Compartidos
- Dirección IP y datos de la petición del navegador
- Coordenadas de las teselas solicitadas
- Texto introducido para buscar una dirección (Nominatim)
Ubicación
OpenStreetMap Foundation (Reino Unido; decisión de adecuación de la UE)
Salvaguardas
Integración sólo en frontend (navegador del usuario). No se envían datos desde el servidor; sin cuenta ni clave de API.
Acceso a Datos
El navegador contacta directamente con los servidores de mapas y geocodificación, que reciben su IP y los datos de la petición. Que la conexión se realice desde el navegador no significa que no se comuniquen datos personales.
UTILIA OS (servicio de UTILIA)
Autenticación federada, solicitudes de demostración, gestión de soporte y diagnóstico técnico
Datos Compartidos
- Datos de identidad, organización y permisos del acceso federado
- Datos de contacto y solicitud facilitados en el formulario de demostración, para su seguimiento en el CRM
- Informes técnicos de errores: identificador de usuario, ruta y método de la petición, mensaje de excepción y traza técnica; estos textos pueden incluir datos personales según el error
- Soporte: identificación del usuario autenticado, nombre, correo, asunto, categoría, mensaje y adjuntos; URL y agente de usuario para contexto técnico. Si se utiliza la ayuda de IA para redactar un ticket, se envían a UTILIA OS el texto, audio o imágenes que se aporten a esa función.
Ubicación
Servicio de UTILIA; su infraestructura y condiciones se consultan en la información de privacidad de UTILIA OS.
Salvaguardas
Son finalidades diferenciadas dentro de los servicios de UTILIA. Los registros de diagnóstico deben limitarse a la información necesaria para investigar y corregir errores, con acceso restringido. Solicitar una demostración no autoriza campañas comerciales ajenas a ella.
Acceso a Datos
El acceso federado se utiliza cuando se elige ese método. Las solicitudes de demostración pueden sincronizarse con el CRM. El diagnóstico de errores está habilitado en producción y transmite informes técnicos a UTILIA OS; no depende de que el usuario conecte ese servicio ni del consentimiento de analítica. La identificación del usuario autenticado permite gestionar el soporte. Los formularios de ayuda remiten la solicitud a UTILIA OS y las funciones de soporte pueden enviar los adjuntos o contenidos aportados. No incluyas datos ajenos al problema ni información sensible innecesaria.
Rentman (integración opcional de la organización)
Importación y sincronización de datos de gestión de eventos
Datos Compartidos
- Proyectos, eventos, ubicaciones y contactos incluidos en la sincronización configurada
- Identificadores de enlace entre los registros de ambos sistemas
Ubicación
Depende del servicio y contrato de Rentman de la organización.
Salvaguardas
La organización debe disponer de una base jurídica, informar a los afectados y comprobar las condiciones de la integración y las garantías de eventuales transferencias.
Acceso a Datos
La conexión utiliza la cuenta configurada por la organización para consultar e importar los datos autorizados. Su activación no convierte todos los servicios de Rentman en subencargos contratados por UTILIA.
Garantías de Protección con Terceros
Los proveedores que actúan por cuenta de UTILIA deben quedar sujetos a las obligaciones del artículo 28 del RGPD. Las condiciones aplicables deben contemplar:
- Contratos de procesamiento de datos (Data Processing Agreements - DPA)
- Obligación de confidencialidad y secreto profesional
- Procesamiento de datos sólo según nuestras instrucciones documentadas
- Implementación de medidas técnicas y organizativas apropiadas
- Asistencia en el ejercicio de derechos de los interesados
- Eliminación o devolución de datos al finalizar el servicio
- Notificación de brechas al responsable sin dilación indebida
Datos NO Compartidos
UTILIA NO vende, alquila ni comparte sus datos personales con terceros para sus propios fines comerciales o de marketing. Específicamente, NO compartimos:
- Listas de usuarios o contactos para marketing de terceros
- Datos con agencias de publicidad o redes sociales
- Información con brokers de datos
- Datos agregados que puedan identificar a individuos
- Acceso a bases de datos completas a terceros no autorizados
Garantía: Sólo compartimos datos personales con terceros cuando es estrictamente necesario para proporcionar el servicio AlignIA o cuando estamos legalmente obligados a hacerlo.
Divulgación por Requerimiento Legal
Podemos divulgar datos personales si estamos legalmente obligados a hacerlo:
Autoridades Judiciales
En respuesta a órdenes judiciales, citaciones o requerimientos legales de autoridades competentes.
Protección de Derechos
Para proteger nuestros derechos legales, propiedad o seguridad, así como los de nuestros usuarios y el público en general.
Cumplimiento Normativo
Para cumplir con obligaciones legales, regulatorias o de cumplimiento aplicables.
Compromiso: En caso de recibir un requerimiento legal, revisaremos cuidadosamente su legalidad y alcance, divulgando únicamente los datos estrictamente necesarios. Cuando sea legalmente posible, notificaremos al usuario afectado.
Transparencia: Si tiene preguntas sobre cómo compartimos sus datos con terceros o desea obtener más información sobre nuestros acuerdos de procesamiento de datos, puede contactarnos en compliance@utilia.ai.
7. Transferencias Internacionales de Datos
El alojamiento principal está en Alemania. Las funciones de IA, analítica, autenticación, correo y otras integraciones pueden comunicar datos fuera del Espacio Económico Europeo. El apartado 6 identifica los destinatarios, datos y ubicaciones según la función utilizada.
Puede solicitar información sobre la garantía aplicable a su tratamiento y una copia a compliance@utilia.ai. Las solicitudes de derechos y reclamaciones se rigen por los apartados 9 y 13.
- Decisiones de adecuación
- El artículo 45 RGPD permite transferencias cubiertas por una decisión vigente de la Comisión Europea. En el marco UE-EE. UU. (DPF), debe comprobarse la entidad receptora, su certificación activa y el ámbito del tratamiento; no basta con que otro servicio de la misma marca esté certificado.
- Garantías contractuales
- Cuando no exista una decisión de adecuación aplicable, deben documentarse las garantías del artículo 46, como las cláusulas contractuales tipo, la evaluación de la transferencia y las medidas adicionales necesarias. La mera publicación de un DPA por un proveedor no acredita su incorporación al contrato concreto.
- Integraciones elegidas por la organización
- La organización debe comprobar las condiciones de los servicios que contrate y conecte, incluidas las transferencias. UTILIA mantiene las obligaciones que le correspondan por su propia intervención; la configuración del cliente no las elimina.
9. Derechos de los Interesados
Sus Derechos según el RGPD
Como interesado, usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales conforme al Capítulo III del RGPD. Estos derechos son gratuitos y puede ejercerlos en cualquier momento:
Derecho de Acceso
Art. 15 RGPDDerecho a obtener confirmación de si estamos tratando sus datos personales y, en tal caso, acceso a los mismos.
Cómo Ejercer este Derecho
- Puede consultar sus datos de cuenta desde su perfil de usuario.
- Puede solicitar una copia completa de todos sus datos contactando con compliance@utilia.ai
- La respuesta incluirá una copia comprensible de los datos personales y la información exigida por el artículo 15, conforme a los plazos indicados abajo.
Limitaciones
Este derecho no afecta negativamente a los derechos y libertades de terceros.
Derecho de Rectificación
Art. 16 RGPDDerecho a obtener la rectificación de datos inexactos o a completar datos incompletos.
Cómo Ejercer este Derecho
- Puede rectificar sus datos personales directamente desde su perfil de usuario
- Para datos que no puede modificar directamente, contacte con compliance@utilia.ai
- Procesaremos su solicitud de rectificación en un plazo máximo de 1 mes
Limitaciones
Solo se solicitará información adicional para confirmar la identidad cuando existan dudas razonables y en la medida necesaria.
Derecho de Supresión (Derecho al Olvido)
Art. 17 RGPDDerecho a solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios o el tratamiento sea ilícito.
Cómo Ejercer este Derecho
- Solicite la supresión al responsable correspondiente. Desactivar una cuenta o eliminar lógicamente un registro no equivale por sí solo a su borrado físico.
- Puede solicitar la supresión de sus datos en compliance@utilia.ai.
- Puede solicitar la supresión de sus datos conforme al artículo 17 del RGPD. La solicitud se atenderá dentro del plazo legal y con las excepciones de conservación que correspondan. Cuando proceda, los datos se bloquearán conforme al artículo 32 de la LOPDGDD para atender posibles responsabilidades, sin destinarlos a usos ordinarios.
Limitaciones
Podemos conservar ciertos datos si existe una obligación legal o para el ejercicio de reclamaciones.
Derecho a la Portabilidad
Art. 20 RGPDDerecho a recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y a transmitirlos a otro responsable.
Cómo Ejercer este Derecho
- Solicite la exportación de sus datos contactando con compliance@utilia.ai
- Le proporcionaremos sus datos en formato JSON o CSV
- Incluiremos todos los datos que nos haya proporcionado y que tratemos de forma automatizada
Limitaciones
Este derecho sólo aplica a datos tratados en base a consentimiento o contrato y de forma automatizada.
Derecho de Oposición
Art. 21 RGPDDerecho a oponerse al tratamiento de datos basado en interés legítimo o para fines de marketing directo.
Cómo Ejercer este Derecho
- Puede oponerse al tratamiento contactando con compliance@utilia.ai
- Indique el tratamiento al que se opone y, cuando corresponda, los motivos relacionados con su situación particular. Para marketing directo no necesita justificar la oposición.
- En tratamientos basados en interés legítimo se aplicarán las condiciones del artículo 21.1. La oposición al marketing directo obliga a cesar ese tratamiento.
Limitaciones
No puede oponerse a tratamientos necesarios para la ejecución del contrato o el cumplimiento de obligaciones legales.
Derecho a la Limitación del Tratamiento
Art. 18 RGPDDerecho a solicitar la restricción del tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias.
Cómo Ejercer este Derecho
- Solicite la limitación contactando con compliance@utilia.ai
- Indique el motivo: inexactitud de datos, tratamiento ilícito, necesidad de conservación para reclamaciones, u oposición en proceso
- Durante la limitación, aparte de conservar los datos, solo se tratarán en los supuestos del artículo 18.2: consentimiento, reclamaciones, protección de derechos ajenos o interés público importante.
Limitaciones
La limitación es temporal hasta que se resuelva la situación que la motivó.
Cómo Ejercer sus Derechos
Para datos gestionados por su organización, diríjase a ella como responsable. UTILIA le asistirá en su función de encargado. Para tratamientos de los que UTILIA sea responsable, o si necesita identificar el canal adecuado, puede contactar a través de:
Correo Electrónico
compliance@utilia.ai (preferente para privacidad)
info@utilia.ai (contacto general)
Dirección Postal
UTILIA SERVICIOS IA S.COOP.CAN Calle Teniente Coronel Castillo Olivares n26, Piso 16 A2, Las Palmas de Gran Canaria, Canarias, España
Requisitos para la Solicitud:
- Indique claramente qué derecho desea ejercer
- Solo se solicitará información adicional para confirmar la identidad cuando existan dudas razonables y en la medida necesaria.
- Especifique a qué datos o tratamientos se refiere su solicitud
- Incluya una dirección de correo electrónico para recibir la respuesta
Plazos de Respuesta
Plazo Estándar
Las solicitudes de ejercicio de derechos de protección de datos se atenderán sin dilación indebida y, como máximo, en un mes desde su recepción.
Prórroga en Casos Complejos
Cuando sea necesario por la complejidad o el número de solicitudes, el plazo podrá ampliarse otros dos meses; se informará de la ampliación y sus motivos dentro del primer mes.
Gratuidad
El ejercicio de derechos es gratuito. Solo ante solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas podrá cobrarse un canon razonable o rechazarse la actuación, explicando los motivos y las vías de reclamación. Corresponde al responsable acreditar ese carácter.
Autoridades de control y reclamaciones: apartado 13
Compromiso: Respetamos y facilitamos el ejercicio de sus derechos. Si tiene alguna duda sobre cómo ejercer sus derechos o necesita asistencia, no dude en contactarnos. Estamos aquí para ayudarle.
10. Decisiones Automatizadas y Perfilado
IA para planificación y reasignación de personal
AlignIA utiliza inteligencia artificial (OpenAI) para generar recomendaciones automáticas de asignación de personal a eventos. La generación de recomendaciones implica tratamiento automatizado de datos personales.
Dos recorridos con distinto grado de revisión previa
Algunas operaciones de reasignación pueden aplicar un sustituto sin aprobación posterior del candidato. La organización debe valorar los efectos sobre las personas y las garantías aplicables. El documento de transparencia de IA describe el funcionamiento y su diferencia respecto de las propuestas pendientes.
Lógica del Sistema Automatizado
La asistencia de IA para propuestas de asignación utiliza la siguiente lógica:
Entrada de Datos
- Requisitos del evento (habilidades necesarias, número de personas, horario)
- Datos del personal disponible (habilidades, nivel de experiencia, disponibilidad)
Procesamiento
- Matching de habilidades requeridas con habilidades del personal
- Evaluación de nivel de experiencia
- Verificación de disponibilidad horaria
- Optimización mediante algoritmos de IA (OpenAI)
Salida
- Lista de personal recomendado con justificación
- Puntuación de adecuación (match score)
- Razones de la recomendación
Consecuencias del Tratamiento Automatizado
Las recomendaciones generadas por el sistema de IA tienen las siguientes consecuencias:
Propuesta de Asignación
Una propuesta puede influir en quién obtiene una asignación y en sus oportunidades de trabajo. La organización debe comprobar requisitos, disponibilidad y efectos sobre la persona antes de decidir.
Revisión humana y artículo 22 del RGPD
La organización debe valorar si el uso concreto produce efectos jurídicos o afecta significativamente a una persona y si existe una intervención humana efectiva. El artículo 22 del RGPD no queda excluido por el mero hecho de que una persona pulse un botón. Si concurren sus requisitos, deben cumplirse sus condiciones y garantías; en caso contrario debe utilizarse un procedimiento con revisión humana previa.
Transparencia
El sistema proporciona explicaciones sobre por qué recomienda cada persona, permitiendo que el administrador entienda y evalúe la recomendación.
Sus Derechos Respecto a Decisiones Automatizadas
Cuando se den los supuestos del artículo 22 del RGPD, se aplican sus condiciones, excepciones y garantías. Puede solicitar información y revisión al responsable del tratamiento:
- No ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado
- Obtener intervención humana por parte del responsable del tratamiento
- Expresar su punto de vista sobre la decisión
- Impugnar la decisión
- Recibir una explicación sobre la lógica aplicada y la importancia de las consecuencias
Revisión humana según la función utilizada La revisión debe permitir comprender, corregir o descartar el resultado. Una confirmación formal sin valoración efectiva no basta para excluir las condiciones del artículo 22.
Criterios de las recomendaciones
La comparación y puntuación de datos profesionales para recomendar personas puede constituir elaboración de perfiles conforme al artículo 4.4 del RGPD, aunque no infiera rasgos psicológicos. Una puntuación expresa una correspondencia para un evento concreto y puede contener errores o sesgos; no acredita por sí sola la idoneidad de una persona ni sustituye una valoración efectiva.
Solicitar Explicación o Revisión
Si desea obtener una explicación detallada sobre una recomendación de asignación generada por IA, o desea que se revise manualmente una asignación, puede:
Contactar con su Organización
Los administradores de su organización tienen acceso a las explicaciones de las recomendaciones de IA y pueden revisar cualquier asignación.
Contactar con UTILIA
Para cuestiones relacionadas con el funcionamiento del sistema de IA, puede contactarnos en compliance@utilia.ai.
Transparencia en el Uso de IA: Nos comprometemos a ser transparentes sobre el uso de inteligencia artificial en nuestra plataforma. Si tiene preguntas sobre cómo funciona el sistema de recomendaciones o desea más información, no dude en contactarnos.
11. Características Especiales del Sistema
Retención de Datos Eliminados
Cuando elimina información desde la plataforma (usuarios, clientes, personal, ubicaciones), los datos no se eliminan inmediatamente de forma permanente.
Información Importante sobre Eliminación
Los datos eliminados se mantienen durante un período de tiempo para permitir recuperación en caso de error y para cumplir con obligaciones legales de conservación de historial.
Puede solicitar la supresión de sus datos conforme al artículo 17 del RGPD. La solicitud se atenderá dentro del plazo legal y con las excepciones de conservación que correspondan. Cuando proceda, los datos se bloquearán conforme al artículo 32 de la LOPDGDD para atender posibles responsabilidades, sin destinarlos a usos ordinarios. Contacto: compliance@utilia.ai.
Períodos de Retención
- Cuentas: se conserva la información necesaria mientras exista la relación y, después, cuando lo exija una obligación o responsabilidad aplicable.
- Personal y freelancers: conservación según las instrucciones justificadas de la organización responsable.
- Clientes: conservación según la relación comercial, las instrucciones del responsable y los plazos legales aplicables.
- Ubicaciones: mientras sean necesarias para la gestión y las referencias históricas justificadas; la eliminación lógica no determina una fecha de borrado físico.
Eliminación Definitiva
La eliminación lógica oculta el registro del uso ordinario, pero no equivale al borrado físico. La supresión se tramita conforme a las instrucciones del responsable y las obligaciones de conservación o bloqueo descritas en el apartado 4. El código no establece un borrado físico general automático a los 30 o 90 días.
Confirmaciones Públicas de Freelancers
AlignIA incluye endpoints públicos (sin autenticación) para que los freelancers puedan confirmar o rechazar asignaciones a eventos mediante un enlace único enviado por email.
Exposición de Datos Mínimos sin Autenticación
Estos endpoints públicos exponen datos mínimos del freelancer y del evento para permitir la confirmación:
- - Nombre del freelancer
- - Nombre y descripción del evento
- - Fechas y horarios asignados, rol, notas del período y ubicación del evento, incluida la dirección y las coordenadas disponibles
- - Estado de la asignación
No se incluyen campos específicos de email, teléfono o tarifa. Las descripciones y notas del evento sí pueden contener información introducida por la organización: debe revisarlas antes de enviar el enlace y limitar su contenido.
Seguridad
- - Enlace con token que permite acceder a la confirmación; no debe compartirse.
- - El enlace deja de admitir respuesta al vencer el plazo configurado o después de responder; su caducidad se indica en la confirmación. No debe confundirse con el plazo de las invitaciones de acceso.
- - Protección contra accesos no autorizados
- - Registro de todas las confirmaciones para trazabilidad
Base Legal
La organización usuaria determina la base jurídica del tratamiento de los datos de su personal y freelancers. El artículo 6.1.b del RGPD resulta aplicable cuando el tratamiento sea necesario para un contrato con la propia persona interesada o para medidas precontractuales solicitadas por ella; el contrato entre la organización y UTILIA no basta por sí solo. UTILIA trata estos datos como encargado y conforme a las instrucciones de la organización. Para la indisponibilidad por enfermedad se requiere, además, la habilitación correspondiente del artículo 9 del RGPD.
Registro de Actividad y Trazabilidad
AlignIA mantiene un registro de las acciones críticas realizadas en la plataforma para garantizar trazabilidad, seguridad y cumplimiento normativo.
Información Registrada
- - Creación, modificación y eliminación de datos
- - Usuario que realizó la acción
- - Fecha y hora de la acción
- - Dirección IP de origen
- - Detalles de los cambios realizados
Período de Conservación
La conservación y las excepciones de la limpieza de registros se describen en el apartado 4. La configuración de 365 días no implica que todos los registros se borren automáticamente al alcanzar ese plazo.
Finalidad
- - Seguridad y detección de actividad sospechosa
- - El plazo configurado es una política del servicio, no una duración general impuesta por el RGPD o la LSSI. Debe justificarse y revisarse en función de la necesidad.
- - Resolución de disputas y reclamaciones
- - Auditorías internas y externas
- - Trazabilidad de cambios en datos críticos
Sistema de Invitaciones
Los administradores pueden invitar a nuevos usuarios a su organización mediante enlaces seguros enviados por email.
Funcionamiento
- - Se genera un enlace único e intransferible
- - El enlace se envía por email al usuario invitado
- - El token de invitación tiene una vigencia configurada de 48 horas.
- - El enlace se invalida automáticamente tras su uso
- - El enlace está vinculado al email específico del invitado
Datos de Invitación
Se registran el email, la organización, el rol y las fechas de invitación y expiración. El uso o la caducidad invalidan el enlace; no equivalen necesariamente a borrar el registro de la invitación.
Seguridad
El acceso depende de la posesión del enlace y de las comprobaciones de invitación. No debe reenviarse ni compartirse.
Separación de Datos por Organización
La aplicación utiliza permisos y filtros por organización para separar los accesos ordinarios.
Garantía de Privacidad entre Organizaciones
Los accesos ordinarios se filtran por organización y permisos. Los accesos de administración y soporte deben limitarse a personal autorizado y a las necesidades del servicio.
Seguridad y Privacidad por Diseño: Los controles de acceso, registros e invitaciones contribuyen a proteger los datos. Su eficacia depende también de la configuración y operación del servicio; no eliminan todo riesgo.
12. Protección de Menores
Edad mínima y protección de menores
AlignIA es un servicio profesional de gestión de personal y eventos. La edad mínima de registro y uso de la plataforma es de 16 años. Puede tratar datos de personas de 16 y 17 años gestionadas por las organizaciones usuarias cuando su participación y el tratamiento sean lícitos.
El uso de la plataforma no sustituye los requisitos de capacidad ni las autorizaciones que legalmente correspondan. La organización debe comprobar la legalidad de la contratación y de cada asignación. En España, el trabajo de menores de 18 años está sujeto a las restricciones de jornada, descanso, trabajo nocturno, horas extraordinarias y actividades prohibidas que resulten aplicables.
La edad para consentir determinados tratamientos de datos es distinta de la capacidad para contratar o trabajar. En España, el artículo 7 de la LOPDGDD regula el consentimiento de menores desde los 14 años, con las excepciones que establece; ello no modifica la edad mínima de 16 años fijada para este servicio. Cuando el tratamiento tenga otra base jurídica, no se sustituirá por un consentimiento innecesario.
Actualmente no se solicita la fecha de nacimiento en el registro. La organización usuaria debe verificar los requisitos de edad y las autorizaciones que correspondan. La información sobre protección de datos debe facilitarse a los menores en términos claros y comprensibles.
Detección y Eliminación de Cuentas de Menores
Si tenemos conocimiento o sospecha razonable de que un usuario es menor de 16 años:
1. Suspensión Inmediata
Suspenderemos inmediatamente la cuenta del menor hasta verificar su edad.
2. Notificación
Intentaremos contactar con el titular de la cuenta y/o la organización responsable para verificar la edad.
3. Eliminación de Datos
Si se confirma el incumplimiento de la edad mínima, se cancelará el acceso y se suprimirán los datos sin dilación indebida, salvo conservación o bloqueo legalmente procedentes
4. Notificación a Padres/Tutores
Si es posible, notificaremos a los padres o tutores legales sobre la situación y la eliminación de datos.
Responsabilidad de las Organizaciones
Las organizaciones que utilizan AlignIA son responsables de:
- Verificar la edad de los usuarios que invitan a su organización
- Cumplir con la legislación laboral aplicable al emplear menores de edad
- Obtener las autorizaciones o la asistencia legalmente exigibles en cada caso
- Informar a los menores y sus tutores sobre el tratamiento de datos personales
- Garantizar que el tratamiento de datos de menores cumple con el RGPD y LOPDGDD
Advertencia: Las organizaciones que registren menores de 16 años o que no cumplan con la legislación laboral aplicable serán responsables de las consecuencias legales. UTILIA se reserva el derecho de suspender cuentas de organizaciones que incumplan estas normas.
Cómo Reportar una Cuenta de Menor
Si tiene conocimiento de que un usuario de AlignIA es menor de 16 años, o si es padre o tutor de un menor que ha creado una cuenta sin su consentimiento, por favor contáctenos inmediatamente:
Email urgente: compliance@utilia.ai
Asunto sugerido: Reporte de cuenta de menor - URGENTE
Información a proporcionar:
- - Email de la cuenta del menor
- - Nombre del menor (si lo conoce)
- - Edad del menor
- - Relación con el menor (padre/tutor/etc.)
- - Cualquier evidencia disponible
Compromiso de Actuación Rápida: Trataremos todos los reportes de menores con máxima prioridad y actuaremos dentro de las 24 horas siguientes a la recepción del reporte.
Protección Reforzada: Nos tomamos muy en serio la protección de menores. Si tiene dudas sobre la edad de un usuario o sobre cómo cumplir con la normativa aplicable a menores, no dude en contactarnos en compliance@utilia.ai.
13. Derecho a Reclamar ante la Autoridad de Control
Derecho a Presentar una Reclamación
Sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o acción judicial, si considera que el tratamiento de sus datos personales vulnera el RGPD, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, en particular en el Estado miembro donde tenga su residencia habitual, lugar de trabajo o lugar de la supuesta infracción.
Conforme al artículo 77 del RGPD, la autoridad de control competente en España es:
Agencia Española de Protección de Datos (AEPD)
Dirección Postal
Edificio Cuzco IV, Paseo de la Castellana, 141, planta 9
28046 Madrid, España
Teléfonos
900 293 183 (información general)
Canales actualizados: aepd.es/la-agencia/donde-encontrarnos
Sitios Web
Web informativa: www.aepd.es
Sede electrónica (para presentar reclamaciones): sedeagpd.gob.es
Cómo Presentar una Reclamación
Puede presentar una reclamación ante la AEPD de varias formas:
1. Sede Electrónica (Recomendado)
A través de la sede electrónica de la AEPD: sedeagpd.gob.es
Necesitará certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve para identificarse.
2. Formulario Web
Formulario disponible en la web de la AEPD en la sección "Derechos y Consultas" > "Denuncias y Reclamaciones".
3. Correo Postal
Enviando la reclamación a la dirección postal indicada por la AEPD. Consulte su página oficial de contacto para comprobar los datos vigentes.
4. Presencial
Consulte los canales de atención y los requisitos actualizados en la web oficial de la AEPD antes de acudir.
Información Necesaria para la Reclamación
Para presentar una reclamación ante la AEPD, deberá proporcionar:
- Sus datos de identificación (nombre, DNI/NIE, dirección, teléfono, email)
- Identificación del responsable: la organización que gestiona sus datos o UTILIA, según el tratamiento objeto de la reclamación.
- Descripción clara y detallada de los hechos que motivan la reclamación
- Indicación del derecho que considera vulnerado (acceso, rectificación, supresión, etc.)
- Fecha en la que ocurrieron los hechos o en la que tuvo conocimiento de ellos
- Documentación o evidencias que apoyen su reclamación (emails, capturas de pantalla, etc.)
- Si ha contactado previamente con el responsable y su respuesta (o falta de ella)
Procedimiento de la AEPD
Una vez presentada la reclamación:
1. Admisión a Trámite
La AEPD revisará la reclamación y decidirá si la admite a trámite.
2. Traslado al Responsable
La AEPD podrá trasladar la reclamación al responsable competente y solicitar la información necesaria conforme al procedimiento aplicable.
3. Investigación
La AEPD investigará los hechos, pudiendo solicitar información adicional a ambas partes.
4. Resolución
La AEPD emitirá una resolución que puede incluir requerimientos al responsable, sanciones, o el archivo de la reclamación si no se aprecia infracción.
Plazo: El procedimiento puede durar varios meses. La AEPD le mantendrá informado del estado de su reclamación.
Otras Autoridades de Control en la UE
Si reside en otro Estado miembro de la Unión Europea, puede presentar su reclamación ante la autoridad de control de su país de residencia. Puede encontrar la lista completa de autoridades de control europeas en:
Recomendación Previa: Aunque tiene derecho a presentar una reclamación directamente ante la AEPD, le recomendamos encarecidamente que primero intente resolver la cuestión contactando con nosotros en compliance@utilia.ai. Estamos comprometidos a resolver cualquier inquietud de forma rápida y satisfactoria, sin necesidad de acudir a la autoridad de control. compliance@utilia.ai
Garantía de No Represalias: Presentar una reclamación ante la AEPD es un derecho fundamental. No tomaremos ninguna medida adversa contra usted por ejercer este derecho. Su acceso al servicio y el tratamiento de sus datos no se verán afectados negativamente por presentar una reclamación.
14. Cambios en la Política de Privacidad
Derecho a Modificar la Política
UTILIA se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento para adaptarla a cambios normativos, mejoras del servicio, nuevas funcionalidades o cambios en nuestras prácticas de tratamiento de datos.
Compromiso de Transparencia: Los cambios relevantes se comunicarán de forma clara y con la antelación que corresponda. Las correcciones editoriales que no cambien el tratamiento se identificarán con su fecha de revisión.
Notificación de Cambios
Los usuarios con cuenta reciben un aviso dentro de la plataforma con el resumen, los documentos revisados y las fechas aplicables. Los avisos se comprueban al acceder y durante las sesiones abiertas. Cuando el cambio o los destinatarios lo requieran, deberá utilizarse además un canal adecuado, como el correo electrónico.
1. Comunicaciones adicionales
El correo electrónico u otro canal adecuado puede complementar el aviso de la plataforma. Publicar una revisión no envía por sí solo un correo ni acredita que se haya comunicado a personas sin cuenta.
2. Aviso en la plataforma
El aviso permite consultar qué ha cambiado y abrir los documentos. La recepción de información se registra por separado de la aceptación de condiciones y del consentimiento opcional.
3. Actualización de Fecha
Cada publicación identifica su versión y fecha. Conservamos una copia del contenido comunicado para poder identificarlo en los registros correspondientes.
4. Confirmación de recepción
Puede confirmar que ha recibido el aviso. Esta confirmación no autoriza nuevas finalidades, no activa la analítica y no sustituye el consentimiento que legalmente sea necesario.
Tipos de Cambios
Distinguimos entre cambios sustanciales y cambios menores:
Cambios Sustanciales
Cambios que afecten significativamente a sus derechos o al tratamiento de sus datos:
- Nuevas finalidades de tratamiento de datos
- Compartición de datos con nuevos terceros
- Transferencias internacionales a nuevos países
- Cambios en las bases legales del tratamiento
- Nuevas categorías de datos recopilados
- Cambios en períodos de conservación que aumenten la retención
Notificación anticipada: Para cambios sustanciales, le notificaremos con al menos 30 días de antelación a su entrada en vigor, dándole tiempo suficiente para revisar los cambios y tomar decisiones informadas.
Cambios Menores
Cambios que no afectan sustancialmente al tratamiento de datos:
- Correcciones de errores tipográficos o gramaticales
- Aclaraciones de texto sin cambio de significado
- Ajustes de formato de los datos de contacto que no cambien el responsable ni el canal para ejercer derechos
- Mejoras en la estructura o formato del documento
- Añadir ejemplos o detalles explicativos
- Actualizaciones de enlaces o referencias
Notificación estándar: Las correcciones de redacción y estructura que no modifiquen el tratamiento se publican con la fecha de revisión. No requieren una nueva aceptación ni activan finalidades adicionales.
Información sobre los cambios
La política informa sobre el tratamiento de datos; su recepción no equivale a un consentimiento general. Si un tratamiento basado en consentimiento cambia fuera de lo autorizado, se solicitará un consentimiento específico antes de realizarlo. El uso continuado o el silencio no lo sustituyen.
Opciones ante cambios relevantes
Según el tratamiento y las circunstancias, puede:
- - Consultar los cambios o solicitar aclaraciones al contacto de privacidad
- - Retirar los consentimientos opcionales sin que ello invalide el tratamiento anterior a su retirada
- - Ejercer los derechos aplicables, incluida la supresión u oposición cuando procedan, con las excepciones legales de conservación
Período de Gracia
El preaviso de 30 días permite revisar los cambios y ejercer los derechos aplicables. No supone que deba consentir tratamientos basados en otra base jurídica ni que el silencio sea consentimiento.
Historial de Versiones
Mantenemos un historial de las versiones anteriores de esta Política de Privacidad para su consulta:
Versión 1.5
Versión actual
Corrección de la numeración visible y explicación de los avisos, la recepción de información y los consentimientos separados. Esta revisión editorial no introduce nuevas finalidades ni modifica las condiciones comerciales.
Versión 1.4
Versión anterior
Consolidación de documentos, eliminación de apartados repetidos y correcciones de cookies, integraciones, diagnóstico técnico, conservación y condiciones contractuales. Revisión posterior a la versión 1.3, publicada el mismo día para unificar privacidad y el centro de confianza.
Versión 1.3
Versión anterior
Unificación de privacidad y creación del centro de confianza RGPD.
Versión 1.2
Versión anterior
Revisión de la información sobre derechos, recomendaciones de IA, indisponibilidad, usuarios de 16 y 17 años, conservación de datos y coherencia entre documentos legales.
Versión 1.1
Versión anterior
Implementación de Google Tag Manager y Google Analytics 4 para analítica web. Actualización de terceros con acceso a datos y bases legales del tratamiento.
Versión 1.0
Versión anterior
Primera versión de la Política de Privacidad de AlignIA.
Acceso a Versiones Anteriores: Puede solicitar acceso a versiones anteriores de esta política contactando con compliance@utilia.ai.
Revisión Regular
Nos comprometemos a revisar esta Política de Privacidad al menos una vez al año para garantizar que:
- Refleja con precisión nuestras prácticas actuales de tratamiento de datos
- Cumple con las leyes y regulaciones vigentes
- Incorpora cambios tecnológicos o de infraestructura
- Se adapta a nuevas funcionalidades del servicio
- Responde a feedback de usuarios y autoridades de control
Recomendación: Le recomendamos que revise periódicamente esta Política de Privacidad para estar informado sobre cómo protegemos sus datos personales. La fecha de última actualización siempre aparecerá al inicio del documento.
15. Información de Contacto
Contacto para Cuestiones de Privacidad
Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con la protección de datos personales y privacidad, puede contactarnos a través de:
Correo Electrónico
Email de privacidad (preferente): compliance@utilia.ai
Use este email para: ejercer sus derechos RGPD, solicitudes de eliminación de datos, consultas sobre privacidad, reportar incidentes de seguridad, reclamaciones de protección de datos.
Email general: info@utilia.ai
Para consultas generales sobre el servicio, soporte técnico, información comercial.
Datos del Responsable del Tratamiento
Razón Social
UTILIA SERVICIOS IA S.COOP.CAN
NIF
F75452102
Nombre Comercial
AlignIA
Dominio
alignia.utilia.ai
Dirección Postal
Calle Teniente Coronel Castillo Olivares n26, Piso 16 A2, Las Palmas de Gran Canaria, Canarias, España
Forma Jurídica
Sociedad Cooperativa Canaria (S.COOP.CAN)
Actividad
Servicios de software como servicio (SaaS) - Gestión inteligente de personal para eventos
Plazos de Respuesta
Nos comprometemos a responder a sus solicitudes relacionadas con protección de datos en los siguientes plazos:
Plazo Estándar
Las solicitudes de ejercicio de derechos de protección de datos se atenderán sin dilación indebida y, como máximo, en un mes desde su recepción.
Casos Complejos o Múltiples Solicitudes
Cuando sea necesario por la complejidad o el número de solicitudes, el plazo podrá ampliarse otros dos meses; se informará de la ampliación y sus motivos dentro del primer mes.
Incidentes de Seguridad
Cuando UTILIA actúe como encargado, comunicará las violaciones de seguridad al responsable sin dilación indebida desde que tenga conocimiento de ellas. Cuando actúe como responsable, notificará a la autoridad de control sin dilación indebida y, de ser posible, dentro de las 72 horas, salvo que sea improbable que exista riesgo para los derechos y libertades. Cuando corresponda por el alto riesgo y conforme al artículo 34 del RGPD, informará a los afectados sin dilación indebida.
Consultas Generales
El compromiso de atención para consultas generales sobre privacidad es de 5 días laborables. Las consultas generales sobre el servicio tienen el plazo de 7 días laborables indicado en la información de contacto sobre IA; las solicitudes de derechos se rigen por sus plazos legales.
Acuse de Recibo: El compromiso de acuse de recibo es de 48 horas laborables. Este plazo de atención no modifica el plazo legal para resolver el ejercicio de derechos ni significa que exista una respuesta automática o un número de seguimiento generado por la aplicación.
Cómo Contactarnos de Forma Efectiva
Para que podamos procesar su solicitud de forma rápida y eficiente, por favor incluya la siguiente información en su comunicación:
1. Identificación
- - Nombre completo
- - Dirección de email registrada en AlignIA
- - Número de teléfono (opcional pero útil)
2. Motivo del Contacto
- - Indique claramente qué solicita (ejercer derecho, consulta, reclamación, etc.)
- - Si ejerce un derecho RGPD, especifique cuál (acceso, rectificación, supresión, etc.)
3. Detalles Específicos
- - Proporcione contexto y detalles relevantes
- - Si se refiere a datos específicos, indique cuáles
- - Adjunte documentación de soporte si es aplicable
4. Verificación de Identidad
- - Solo se solicitará información adicional para confirmar la identidad cuando existan dudas razonables y en la medida necesaria.
Horario de Atención
Puede contactarnos por email en cualquier momento. Nuestro horario de atención para respuestas es:
Atención por Email
Lunes a Viernes: 9:00 - 18:00 (CET/CEST - Hora de España)
Los emails recibidos fuera de horario serán procesados el siguiente día laborable.
Festivos: Cerrado en festivos nacionales de España. Las solicitudes de ejercicio de derechos de protección de datos se atenderán sin dilación indebida y, como máximo, en un mes desde su recepción. Cuando sea necesario por la complejidad o el número de solicitudes, el plazo podrá ampliarse otros dos meses; se informará de la ampliación y sus motivos dentro del primer mes. Solo se solicitará información adicional para confirmar la identidad cuando existan dudas razonables y en la medida necesaria.
Urgencias de Seguridad: Para incidentes de seguridad críticos, incluya "URGENTE - SEGURIDAD" en el asunto del email. Monitoreamos estos reportes fuera del horario laboral estándar.
Idiomas de Atención
Podemos atender sus consultas en los siguientes idiomas:
- Español: Idioma principal
- Inglés: Disponible
Para otros idiomas, utilizaremos servicios de traducción profesional cuando sea necesario, lo que puede incrementar el tiempo de respuesta.
Estamos Aquí para Ayudarle
Su privacidad es importante para nosotros. Si tiene alguna pregunta, inquietud o necesita asistencia con sus datos personales, no dude en contactarnos. Nuestro equipo está comprometido a responder de forma rápida, profesional y transparente.
Email preferente para privacidad: compliance@utilia.ai